DOCUMENTAZIONE
La Direzione dell’I.C. definisce la documentazione, comprese le registrazioni, necessarie per stabilire, attuare e tenere aggiornato il Sistema di Gestione per la Qualità finalizzato all’erogazione di un efficace servizio.
La struttura della documentazione del SGQ dell’IC è la seguente:
GENERALITÀ
La documentazione del sistema gestione qualità include:
a) dichiarazioni documentate sulla politica per la qualità e sugli obiettivi per la qualità stabiliti dalla Direzione come riportato nel successivo punto 5.3;
b) il Manuale della Qualità;
c) le sei procedure documentate richieste dalla Norma ISO 9001:2000 e una procedura relativa al punto 7 della Norma;
d) i documenti necessari all’I.C.: Istruzioni Operative, Regolamenti e Moduli per assicurare l’efficace pianificazione, il funzionamento e il controllo dei processi attivati in modo da soddisfare i requisiti:
· contrattuali: stabiliti con i clienti e le parti interessate;
· cogenti: stabiliti dalla normativa vigente;
e) le registrazioni richieste dalla Norma e dalla normativa vigente;
f) le informazioni sulle esigenze e sulle aspettative dei clienti e delle parti interessate.
MANUALE DELLA QUALITÀ
L’IC di Altavilla predispone e aggiorna il Manuale della Qualità che include:
a) il campo di applicazione del sistema di gestione qualità definito nella sezione 4.1. del MQ;
b) le procedure documentate del sistema gestione qualità e la correlazione Manuale Procedure elencate nella sezione 1.2 del MQ ;
c) la descrizione della correlazione ed interazione fra i processi del sistema gestione qualità descritta nel capitolo 7 del M.
Il MQ è elaborato e modificato dal Gruppo Qualità, verificato dal RQ e approvato dal DS secondo la PRO 4.2.3: “Tenuta sotto controllo dei documenti”. Dopo dieci revisioni si procede ad una nuova edizione del Manuale.
Il MQ è distribuito in copie numerate, controllate e costantemente aggiornate con un elenco di distribuzione secondo quanto previsto dalla PRO 4.2.3.
Può essere distribuito anche in copie non controllate. Tali copie non sono sottoposte ad aggiornamento e vengono distribuite su richiesta degli interessati ed espressa autorizzazione del DS.
L’aggiornamento e la distribuzione del MQ è responsabilità di RQ secondo quanto previsto dalla PRO 4.2.3.
Il MQ è strutturato in capitoli numerati preceduti dalla matrice delle edizioni che riportano gli aggiornamenti.
Ciascun capitolo è articolato in sezioni e le sezioni possono essere suddivise in paragrafi. Dalla sezione 3 i numeri dei capitoli e delle singole sezioni e paragrafi corrispondono al numero dei relativi punti della Norma ISO 9001:2000.
TENUTA SOTTO CONTROLLO DEI DOCUMENTI
I documenti richiesti dal sistema gestione qualità sono tenuti sotto controllo secondo la procedura PRO 4.2.3: “Tenuta sotto controllo dei documenti”.
La preparazione, l’utilizzazione e la tenuta sotto controllo della documentazione sono programmate in funzione dell’efficacia del servizio erogato dall’I.C. secondo i seguenti criteri:
· la funzionalità e la semplicità di utilizzazione;
· la politica stabilita dalla Direzione.
I documenti di cui alle lettere b), c), d) del precedente punto 4.2.1 sono redatti, approvati e distribuiti secondo le seguenti modalità:
- I documenti sono redatti da RQ in base alle esigenze individuate dal personaledell’IC per un efficace funzionamento del sistema gestione qualità;
- I documenti sono verificati dal RQ e approvati dal DS;
- I documenti aggiornati sono disponibili in Presidenza, in segreteria e nella sala insegnanti delle scuole elementari e medie;
- I documenti sono aggiornati da RQ e approvati dal DS. Gli aggiornamenti sono indicati con una riga verticale sulla parte destra della pagina.
L’elenco e la lista di distribuzione dei documenti, elaborata da RQ e approvata dal DS, contiene il numero delle copie, il nome del documento, la data di emissione, la validità, il numero di edizione.
I documenti di origine esterna sono identificati e distribuiti in forma controllata come previsto nella PRO 4.2.3:”Tenuta sotto controllo dei documenti”.
Il testo della legislazione scolastica vigente è conservato nell’Ufficio di Segreteria e messo a disposizione di tutto il personale.
TENUTA SOTTO CONTROLLO DELLE REGISTRAZIONI
Le registrazioni previste dal SGQ stabilito dall’IC sono predisposte e conservate secondo la procedura PRO 4.2.4: “Tenuta sotto controllo delle registrazioni”.
Le registrazioni relative al sistema di gestione per la qualità sono conservate da RQ per un periodo minimo di tre anni; le registrazioni relative agli alunni, al personale e alle gestione amministrativa sono conservate dall’Ufficio di Segreteria secondo le modalità ed i tempi stabiliti dalla normativa vigente.
Le registrazioni servono per fornire evidenza della conformità ai requisiti e dell’efficace funzionamento del sistema gestione qualità e riguardano:
- risultati dei riesami della Direzione (5.6.1);
- registrazioni per il personale (6.2.2);
- registrazioni necessarie a fornire evidenza della conformità dei processi e del servizio erogato
- risultati dei riesami dei requisiti (7.2.2);
- elementi in ingresso per la progettazione (7.3.2);
- risultati dei riesami della progettazione (7.3.4);
- risultati delle verifiche della progettazione (7.3.5);
- risultati delle validazioni della progettazione (7.3.6);
- risultati del riesame delle modifiche alla progettazione (7.3.7);
- risultati delle valutazioni dei fornitori (7.4.1);
- risultati delle validazioni dei servizi (7.5.2);
- risultati di identificazione e rintracciabilità dei servizi (7.5.3);
- preservazione della proprietà dei clienti (7.5.4);
- risultati delle tarature e verifiche (7.6);
- risultati delle verifiche ispettive interne (8.2.2);
- evidenze di conformità del servizio (8.2.4);
- registrazioni relative ai prodotti non conformi (8.3);
- risultati delle azioni correttive (8.5.2);
- risultati delle azioni preventive (8.5.3).